Part-time khó ở chỗ nào
Nhân viên toàn thời gian thì đếm ngày công là xong. Part-time thì khác: mỗi người một lịch, hôm làm 4 tiếng, hôm làm 6 tiếng, có bạn xin về sớm, có bạn vào thay ca cho người khác. Cuối tháng ngồi cộng lại từ tin nhắn Zalo và giấy ghi tay thì vừa mất thời gian, vừa dễ cãi nhau vì vài giờ lệch.
Điều mình thấy hay gây mâu thuẫn nhất không phải là tính sai, mà là hai bên hiểu luật khác nhau. Nên trước khi làm bảng, chốt luật đã.
Chốt luật trước khi làm bảng
Viết ra một trang ngắn, gửi cho mọi người và ghim trong nhóm chat. Những điểm nên rõ:
- Lương theo giờ là bao nhiêu, có khác nhau theo ca hay theo thâm niên không. Mức bạn trả không được thấp hơn lương tối thiểu theo giờ của vùng nơi quán hoạt động. Mức này được điều chỉnh theo từng thời kỳ, bạn kiểm tra lại mức đang áp dụng.
- Giờ làm tính thế nào: theo từng phút, hay làm tròn mỗi 15 phút, mỗi 30 phút.
- Đi trễ, về sớm thì sao. Đơn giản nhất là chỉ tính giờ thực làm, không phạt thêm.
- Ca tối, cuối tuần có phụ cấp không, bao nhiêu một ca.
- Ứng lương tối đa bao nhiêu, trừ vào kỳ nào.
- Ngày chốt công và ngày trả lương, ví dụ chốt ngày cuối tháng, trả ngày 5 tháng sau.
Làm vào ngày lễ, Tết thì luật lao động có quy định riêng về cách trả lương. Phần này bạn nên đọc kỹ quy định hoặc hỏi người làm kế toán, đừng tự đặt theo cảm tính.
Bảng chấm công: mỗi ca một dòng
Giống sổ thu chi, đừng làm bảng kiểu mỗi người một cột, mỗi ngày một ô. Với part-time, mỗi ca làm là một dòng trong trang tính ChamCong:
- Ngày, Nhân viên (chọn từ danh sách), Giờ vào, Giờ ra.
- Số giờ: cột công thức.
- Phụ cấp ca: nếu ca đó có phụ cấp.
- Ghi chú: thay ca cho ai, về sớm vì sao.
- Người xác nhận: quản lý ca ghi tên hoặc đánh dấu.
Giả sử Giờ vào ở cột C, Giờ ra ở cột D. Số giờ bằng giờ ra trừ giờ vào, nhân 24 để đổi ra giờ: =(D2-C2)*24. Ca tối kéo qua nửa đêm, ví dụ vào 18:00 ra 00:30, thì công thức này ra số âm. Dùng =MOD(D2-C2;1)*24 sẽ được 6,5 giờ, đúng cho cả ca thường lẫn ca qua đêm.
Muốn làm tròn xuống theo 15 phút thì bọc thêm hàm FLOOR: =FLOOR(MOD(D2-C2;1)*24;0,25). Làm tròn lên hay xuống là chuyện luật đã chốt ở trên, công thức chỉ làm theo.
Tính lương cuối tháng, ví dụ cụ thể
Ở trang tính BangLuong, mỗi nhân viên một dòng. Tổng giờ trong tháng dùng SUMIFS cộng cột Số giờ theo tên và khoảng ngày, tổng phụ cấp cũng vậy, rồi trừ tạm ứng.
Ví dụ bạn Lan làm part-time, giả sử quán trả 25.000đ một giờ. Tháng này Lan làm 14 ca, mỗi ca 5 tiếng, tổng 70 giờ, thành 1.750.000đ. Trong đó có 2 ca tối thứ bảy, quán phụ cấp 20.000đ mỗi ca, cộng 40.000đ. Giữa tháng Lan ứng 500.000đ. Lương thực nhận: 1.750.000 + 40.000 − 500.000 = 1.290.000đ.
Trước ngày trả lương, gửi cho từng người bảng chi tiết các ca của họ để họ tự dò. Lệch thì sửa trước khi chuyển tiền, đỡ hơn nhiều so với cãi nhau sau. Nếu có nhân viên thuộc diện đóng bảo hiểm hoặc phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì thêm cột cho các khoản này, và nên nhờ người làm kế toán kiểm lại cách tính.
Xếp ca và nghỉ phép đi cùng chấm công
Chấm công chỉ ghi lại chuyện đã xảy ra. Muốn ít lộn xộn hơn thì cần thêm hai thứ đi trước nó.
Một là lịch ca tuần: ai làm ca nào, ca nào đang thiếu người. Công bố lịch sớm, ví dụ chiều thứ sáu chốt lịch tuần sau, thì nhân viên chủ động sắp xếp việc học, việc riêng, bạn cũng ít phải gọi người vào gấp. Cuối tháng đối chiếu lịch ca với bảng chấm công cũng dễ thấy ai hay đổi ca mà không báo.
Hai là đơn xin nghỉ đi qua một chỗ thay vì nhắn riêng cho từng người quản lý. Có đơn thì có ngày, có người duyệt, cuối tháng không còn cảnh “em có xin rồi mà”.
Khi nào nên dùng web app
Sheet như trên đủ cho quán có năm, bảy bạn part-time. Khi đông người hơn, hoặc bạn không muốn nhân viên mở thẳng file có lương của mọi người, thì web app sẽ gọn hơn: nhân viên chỉ thấy phần chấm công và lịch ca của mình, bảng lương nằm ở phần chỉ chủ quán xem được.
Nói rõ để bạn khỏi hiểu nhầm: mẫu Chấm công + tính lương bên mình đang tính theo ngày công, nửa công. Quán trả lương theo giờ thì cần chỉnh phần tính giờ khi làm cho bạn. Bạn nhắn mình luật lương đang dùng, mình xem rồi báo cần chỉnh những gì.