Vì sao sổ thu chi hay bỏ dở giữa chừng
Mình gặp khá nhiều chủ quán bắt đầu ghi sổ rất hăng, được hai tuần thì bỏ. Lý do thường không phải lười, mà là cách ghi quá rườm rà: mỗi khoản phải mở file, kéo xuống cuối, gõ năm sáu ô, trong lúc khách đang đứng chờ. Ghi không kịp thì dồn đến tối, tối mệt thì để mai, vài hôm sau sổ lệch mà không biết lệch từ đâu.
Bài này là cách mình hay hướng dẫn để dựng một sổ thu chi trên Google Sheet đủ gọn cho quán cà phê, quán ăn dưới chục nhân viên: ít cột, chốt theo ca, tách rõ tiền mặt với chuyển khoản. Bạn làm được ngay với một tài khoản Google miễn phí.
Một dòng là một khoản: các cột nên có
Nguyên tắc quan trọng nhất: mỗi khoản thu hoặc chi là một dòng, ghi theo thứ tự thời gian, không gộp, không chừa dòng trống. Đừng làm kiểu mỗi ngày một trang tính hay mỗi tháng một cột, vì đến lúc cần cộng cả quý là khổ. Trang tính chính, mình đặt tên SoQuy, chỉ cần các cột sau:
- Ngày: gõ dạng 22/10/2026 để Sheet hiểu là ngày chứ không phải chữ.
- Ca: Sáng, Chiều hoặc Tối. Vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu để chọn từ danh sách, khỏi gõ sai chính tả.
- Loại: Thu hoặc Chi.
- Khoản mục: Bán hàng, Nhập nguyên liệu, Điện nước, Lương, Mặt bằng, Khác. Danh sách này để ở một trang tính riêng tên DanhMuc.
- Số tiền: chỉ ghi số dương, không ghi dấu trừ. Cột Loại đã nói lên tiền vào hay tiền ra.
- Hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Người ghi và Ghi chú: ai ghi, mua của ai, hóa đơn số mấy.
Khoản mục đừng chia quá nhỏ, mười đến mười lăm mục là vừa. Tách “sữa đặc”, “sữa tươi”, “đường” thành ba mục riêng thì cuối tháng báo cáo rất rối mà cũng không giúp bạn quyết định gì thêm.
Chốt sổ theo ca, đừng đợi cuối ngày
Quán có hai, ba ca thì nên chốt theo từng ca. Cuối ca, người đứng quầy đếm két và ghi vào trang tính ChotCa với các cột: Ngày, Ca, Tiền đầu ca, Thu tiền mặt, Chi tiền mặt, Tiền phải có, Tiền đếm được, Chênh lệch, Người chốt.
Ví dụ ca sáng: đầu ca để sẵn 500.000đ tiền lẻ. Trong ca thu tiền mặt 2.350.000đ, chi tiền mặt 180.000đ mua đá và ống hút. Tiền phải có trong két là 500.000 + 2.350.000 − 180.000 = 2.670.000đ. Đếm thực tế được 2.650.000đ thì lệch 20.000đ, ghi luôn vào cột Chênh lệch, biết lý do thì thêm ghi chú, chẳng hạn thối nhầm.
Chốt theo ca có hai cái lợi. Một là lệch thì biết ngay lệch ở ca nào, ai đứng quầy, nhớ lại còn kịp. Hai là người nhận ca sau có số đầu ca rõ ràng, không phải nghe “hình như còn khoảng năm trăm”. Lệch vài nghìn là chuyện thường, nhưng nếu tuần nào cũng lệch một chiều ở cùng một ca thì đó là chỗ cần để ý.
Tách tiền mặt và chuyển khoản
Giờ khách quét mã chuyển khoản nhiều, nên nếu chỉ ghi tổng doanh thu thì bạn sẽ không bao giờ khớp được két. Tiền mặt nằm trong két, tiền chuyển khoản nằm trong tài khoản, hai nơi phải đối chiếu riêng.
Cách làm đơn giản: cuối ca, mở ứng dụng ngân hàng, cộng các khoản nhận được trong khung giờ của ca, ghi thành một dòng Thu với hình thức Chuyển khoản. Không cần ghi từng ly. Lúc chốt két thì chỉ tính các dòng Tiền mặt. Cuối tháng, tổng các dòng Chuyển khoản phải gần khớp với tiền vào trên sao kê, chỉ chênh những khoản không phải tiền bán hàng.
Một lưu ý nhỏ: khoản chi trả bằng chuyển khoản, như chuyển tiền cho mối cà phê hạt, cũng ghi hình thức Chuyển khoản để không bị trừ nhầm vào két.
Mấy công thức đủ dùng
Bạn không cần biết nhiều hàm. Với cách ghi một dòng một khoản như trên (cột A là Ngày, B là Ca, C là Loại, D là Khoản mục, E là Số tiền, F là Hình thức), hàm SUMIFS gần như làm được hết. Sheet để định dạng Việt Nam thì các đối số ngăn bằng dấu chấm phẩy:
- Tổng thu của ngày ghi ở ô H1: =SUMIFS(E:E;A:A;H1;C:C;"Thu")
- Tổng chi của ngày đó: đổi "Thu" thành "Chi".
- Tiền mặt thu trong ca sáng: thêm hai điều kiện B:B;"Sáng" và F:F;"Tiền mặt".
- Chi theo khoản mục trong tháng: lập một bảng nhỏ liệt kê khoản mục, mỗi dòng một SUMIFS lọc theo khoản mục và khoảng ngày từ đầu đến cuối tháng.
Lãi trong ngày lấy thu trừ chi, nhưng chỉ nên xem là tạm tính. Nguyên liệu nhập hôm nay có khi dùng cho cả tuần, nên nhìn theo tuần hoặc theo tháng mới thấy đúng hơn.
Khi nào nên chuyển sang web app
Sheet như trên chạy tốt cho nhiều quán trong thời gian dài. Bạn chỉ nên tính chuyển khi gặp mấy chuyện sau:
- Nhân viên ghi trên điện thoại, phải phóng to thu nhỏ mới trúng ô, hay gõ nhầm sang dòng của người khác.
- Có người lỡ tay xóa cột hoặc sửa công thức, mất cả buổi mới tìm ra.
- Bạn muốn nhân viên chỉ được thêm khoản mới, không được sửa khoản cũ.
- Bạn muốn mở điện thoại là thấy ngay thu chi hôm nay, không phải mở file lớn rồi dò.
Web app chạy trên Google Sheet giải quyết đúng mấy chuyện này: nhân viên thấy một màn hình nhập gọn với vài nút bấm, dữ liệu vẫn ghi vào Sheet của bạn như cũ, công thức và báo cáo nằm phía sau nên không ai sửa nhầm được. Còn nếu Sheet hiện tại vẫn ổn thì cứ dùng tiếp, không cần đổi chỉ vì thấy người khác đổi.
Nếu bạn muốn ghi chi tiêu cho cả nhà chứ không phải cho quán, cách chia khoản mục cũng tương tự, chỉ là không cần chốt ca.