Web app trên Google Sheet khác gì phần mềm thuê theo tháng

Dữ liệu nằm ở đâu, của ai

Đây là chỗ khác biệt mà mình nghĩ quan trọng hơn giá. Với phần mềm thuê, dữ liệu nằm trên máy chủ của bên bán. Phần lớn đều cho xuất file, nhưng xuất được tới đâu thì mỗi bên một khác, có nơi chỉ xuất được báo cáo tổng chứ không xuất được từng dòng giao dịch. Bạn nên hỏi rõ trước khi dùng lâu dài.

Với web app trên Google Sheet, dữ liệu là một file trong Google Drive của bạn. Bạn mở thẳng ra xem, lọc, tải về Excel, chia sẻ cho kế toán lúc nào cũng được. Ngưng dùng ứng dụng thì file vẫn còn nguyên.

Đổi lại, trách nhiệm cũng về phía bạn. Mất tài khoản Google, quên mật khẩu không khôi phục được, hay lỡ chia sẻ file cho người không nên xem, thì không có ai lo thay. Mấy việc nên làm ngay:

• Bật xác minh hai bước cho tài khoản Google đang giữ file.
• Dùng một tài khoản riêng cho quán, không dùng chung với tài khoản cá nhân của nhân viên.
• Định kỳ tạo một bản sao trong Drive hoặc tải về máy, ví dụ mỗi đầu tháng.
• Chỉ cho quyền sửa file với người thật sự cần.

Giới hạn thật của Google Sheet và Apps Script

Google Sheet và Apps Script miễn phí nhưng không phải không có giới hạn. Các con số dưới đây theo trang hạn mức Google công bố lúc mình viết bài. Google có thể thay đổi, nên khi cần con số chính xác bạn xem lại trang “Quotas for Google Services” của Google.

• Một file Google Sheet chứa tối đa 10 triệu ô. Quán ghi vài chục dòng mỗi ngày thì nhiều năm chưa chạm tới, nhưng file càng lớn mở và tính càng chậm, thường thấy chậm rõ từ trước khi chạm trần.
• Mỗi lần chạy một đoạn Apps Script tối đa 6 phút. Việc nặng như tổng hợp dữ liệu cả năm phải chia nhỏ ra chạy.
• Tác vụ hẹn giờ (trigger) với tài khoản Gmail thường được chạy tổng cộng khoảng 90 phút mỗi ngày, tài khoản Google Workspace được nhiều hơn.
• Gửi email từ Apps Script bằng tài khoản Gmail thường giới hạn khoảng 100 người nhận mỗi ngày.

Ngoài các con số, còn mấy giới hạn mình nói thẳng luôn. Về tốc độ, theo những gì mình làm, mỗi lần bấm lưu thường mất từ một đến vài giây, chậm hơn phần mềm chạy trên máy chủ riêng. Ghi sổ, chấm công thì không sao, nhưng tính tiền ở quầy lúc đông khách thì sẽ thấy phải chờ.

Ứng dụng cần mạng, mất internet là không ghi được. Vài người ghi cùng lúc thì ổn, ứng dụng làm cẩn thận sẽ cho các lần ghi xếp hàng, nhưng hàng chục người bấm cùng một giây thì không phải chỗ mạnh của Apps Script. Nó cũng không có sẵn kết nối với máy POS, cân điện tử, sàn thương mại điện tử hay hệ thống hóa đơn điện tử. Một số thứ làm thêm được bằng cách viết mã, một số thì không.

Phần mềm thuê tháng làm tốt hơn ở đâu

Công bằng mà nói, có những trường hợp bạn nên thuê phần mềm thay vì làm trên Sheet:

• Bạn cần bán hàng tại quầy thật nhanh, in bill, nối máy quét và máy in ngay.
• Bạn cần xuất hóa đơn điện tử, hoặc đồng bộ đơn từ các sàn thương mại điện tử.
• Bạn có nhiều chi nhánh, vài chục nhân viên, cần phân quyền chi tiết và lịch sử thay đổi đầy đủ.
• Bạn muốn có đội hỗ trợ trả lời trong giờ hành chính và được cập nhật tính năng đều đặn mà không phải lo gì.

Web app trên Sheet hợp với chiều ngược lại: quán, shop, văn phòng nhỏ, có cách làm riêng mà phần mềm đóng gói không khớp, muốn giữ dữ liệu trong tay, và không muốn thêm một khoản phí hằng tháng cho những việc như ghi sổ, chấm công, theo dõi kho.

Hỏi gì trước khi quyết định

Dù chọn bên nào, mấy câu này nên hỏi rõ trước khi trả tiền:

• Dữ liệu xuất ra được những gì, định dạng nào, có đủ từng dòng không.
• Ngưng dùng thì dữ liệu còn được giữ bao lâu.
• Được hỗ trợ trong bao lâu, sửa thêm sau đó tính thế nào.
• Có giới hạn số người dùng, số dòng dữ liệu hay số chi nhánh không.
• Có bản dùng thử với dữ liệu giống thật để bấm thử trước không.

Mình làm web app trên Google Sheet nên dĩ nhiên mình nghiêng về cách này. Nhưng nghe nhu cầu của bạn mà thấy phần mềm thuê hợp hơn thì mình sẽ nói thẳng. Các mẫu bên mình đều có bản bấm thử ngay trên trình duyệt, bạn cứ thử trước rồi hãy quyết.