Đừng sửa thẳng con số tồn
Cách nhiều shop đang làm: một bảng có tên hàng và cột Tồn, bán một cái thì sửa số tồn từ 12 thành 11, nhập thêm thì sửa thành 23. Lúc đầu thấy nhanh, nhưng khi số trên Sheet không khớp với hàng trên kệ, bạn không có cách nào biết sai từ lúc nào, ai sửa, vì sao.
Cách bền hơn là không bao giờ gõ tay số tồn. Bạn chỉ ghi các lần hàng vào và hàng ra, còn số tồn để Sheet tự cộng trừ. Sai ở đâu thì lần lại từng dòng là thấy.
Hai trang tính là đủ: danh mục và nhập xuất
Trang tính thứ nhất tên SanPham, mỗi món một dòng:
- Mã (SKU): ngắn, không dấu, không trùng, ví dụ AOTHUN-DEN-M. Món có nhiều size, nhiều màu thì mỗi size, mỗi màu là một mã riêng.
- Tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính (cái, hộp, chai).
- Giá vốn: để biết tiền đang nằm trong kho là bao nhiêu.
- Mức cảnh báo: tồn xuống bằng hoặc dưới số này là cần nhập.
- Tồn hiện tại: cột công thức, không gõ tay.
Trang tính thứ hai tên NhapXuat, mỗi lần hàng đi hoặc đến là một dòng: Ngày, Mã, Loại (Nhập, Xuất hoặc Điều chỉnh), Số lượng, Ghi chú, Người ghi. Một đơn có ba món khác nhau thì ghi ba dòng.
Tồn hiện tại của một mã bằng tổng Nhập trừ tổng Xuất, cộng các dòng Điều chỉnh (ghi số âm khi hụt, số dương khi dư). Trên Sheet định dạng Việt Nam, nếu mã nằm ở ô A2 thì công thức là: =SUMIFS(NhapXuat!D:D;NhapXuat!B:B;A2;NhapXuat!C:C;"Nhập")-SUMIFS(NhapXuat!D:D;NhapXuat!B:B;A2;NhapXuat!C:C;"Xuất")+SUMIFS(NhapXuat!D:D;NhapXuat!B:B;A2;NhapXuat!C:C;"Điều chỉnh"). Nhìn dài nhưng chỉ là ba lần cộng có điều kiện, chép xuống cho cả cột là xong.
Tính mức cảnh báo cho từng món
Đặt chung một mức cảnh báo, kiểu “còn 5 cái thì báo”, là cách hay gặp nhưng ít khi đúng. Món bán chạy còn 5 cái có khi chỉ đủ nửa ngày, món bán chậm còn 5 cái có khi đủ cả tháng.
Mình hay tính theo hai con số bạn đã biết: mỗi ngày bán trung bình bao nhiêu, và từ lúc đặt đến lúc hàng về mất mấy ngày. Ví dụ một loại nước rửa chén bán khoảng 6 chai mỗi ngày, mối giao sau 3 ngày. Trong 3 ngày chờ hàng bạn sẽ bán khoảng 18 chai. Cộng thêm một ngày bán để phòng mối giao trễ là 24 chai. Vậy mức cảnh báo nên đặt 24, chứ không phải 5.
Số bán trung bình lấy từ chính trang NhapXuat: cộng số Xuất của mã đó trong 30 ngày gần nhất rồi chia 30. Mỗi tháng xem lại một lần, nhất là trước Tết hay mùa bán chạy của shop, vì lúc đó tốc độ bán thay đổi rõ.
Cho Sheet tự báo khi sắp hết
Có mức cảnh báo rồi thì để Sheet làm phần còn lại:
- Tô đỏ dòng sắp hết: chọn bảng SanPham, vào Định dạng → Định dạng có điều kiện, chọn công thức tùy chỉnh so cột Tồn với cột Mức cảnh báo, ví dụ =$F2<=$E2.
- Danh sách cần nhập: ở một trang tính riêng, dùng hàm FILTER lấy ra các mã có tồn nhỏ hơn hoặc bằng mức cảnh báo. Mỗi sáng mở trang này là biết hôm nay cần gọi mối nào.
- Số lượng nên đặt: một cách tính dễ hiểu là lấy mức cảnh báo nhân hai rồi trừ tồn hiện tại. Đây chỉ là con số tham khảo, bạn chỉnh theo số lượng tối thiểu mà mối chịu giao.
Sheet không tự nhắn tin cho bạn, bạn vẫn phải mở ra xem. Muốn có tin báo về điện thoại khi chạm ngưỡng thì cần viết thêm một đoạn Apps Script, hoặc dùng web app đã có sẵn phần này.
Kiểm kê: đếm thật rồi ghi dòng điều chỉnh
Ghi cẩn thận đến đâu thì số trên Sheet sớm muộn cũng lệch với số trên kệ: hàng bể, hàng tặng khách quên ghi, khách đổi size, đếm nhầm lúc nhập. Chuyện này bình thường. Quan trọng là lệch thì sửa thế nào.
Mỗi tháng, hoặc mỗi tuần với nhóm hàng giá trị cao, đếm thực tế từng mã. Mã nào lệch thì thêm một dòng Điều chỉnh vào NhapXuat với số chênh, ghi chú “kiểm kê 31/10”. Không sửa lùi các dòng cũ. Nhờ vậy cuối năm bạn vẫn biết tổng cộng đã hụt bao nhiêu, hụt nhiều ở nhóm hàng nào, để còn tìm nguyên nhân.
Hàng hỏng, hàng hết hạn cũng ghi thành dòng Xuất với ghi chú riêng, đừng để lẫn với hàng bán. Vài tháng sau nhìn lại, bạn sẽ thấy món nào hay hỏng để bớt nhập.
Lúc nào Sheet bắt đầu chật
Với vài trăm mã và vài chục đơn mỗi ngày, cách làm trên chạy ổn. Bạn sẽ bắt đầu thấy vướng khi:
- Nhân viên vừa đóng gói vừa phải mở Sheet trên điện thoại, tìm đúng mã rồi gõ số lượng, dễ ghi nhầm dòng.
- Hai người cùng ghi một lúc, người này bật bộ lọc làm người kia nhìn sai bảng.
- Trang NhapXuat lên tới hàng chục nghìn dòng, mở file chậm hẳn.
- Bạn muốn quét mã vạch trên bao bì thay vì gõ mã.
Lúc đó một web app nhỏ chạy trên chính Sheet này sẽ đỡ hơn: mỗi món có nút cộng trừ, món chạm ngưỡng tự nổi lên đầu, dữ liệu vẫn nằm trong Sheet của bạn. Nếu bạn quản lý vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất cho từng công trình hay bộ phận thì kiểu sổ nhập xuất tồn sẽ hợp hơn, cách ghi cũng giống như bài này.