Phần mềm quản lý văn phòng, công ty nhỏ trên Google Sheet
Công ty nhỏ thường chưa có phòng nhân sự hay người lo IT riêng. Người làm kế toán kiêm luôn chấm công, trưởng nhóm theo dõi việc qua nhóm chat, máy tính và máy in của công ty ai giữ thì chỉ người mua nhớ. Phần mềm quản trị lớn thì thừa tính năng và tốn phí hằng tháng.
Các mẫu dưới đây làm từng việc một, chạy trên Google Sheet trong tài khoản Google của công ty. Bắt đầu với việc đang rối nhất, thêm mẫu khác khi cần.
Mấy chuyện hay gặp, và mẫu nào gỡ được
Đang gặp
Đơn xin nghỉ gửi qua tin nhắn, cuối năm không ai chắc mỗi người còn mấy ngày phép.
Cách gỡ
Đơn nghỉ đi qua một chỗ, quản lý bấm duyệt hoặc từ chối, phép còn lại của từng người tự trừ.
NS02Quản lý nghỉ phépĐang gặp
Chấm công bằng Excel, mỗi tháng một file, công thức hay bị sửa nhầm.
Cách gỡ
Bảng công tháng chấm một chạm, lương tự tính, công thức nằm phía sau nên không ai sửa nhầm.
NS01Chấm công + tính lươngĐang gặp
Laptop, máy in, điều hòa ai đang giữ, còn bảo hành không, không ai nắm.
Cách gỡ
Hồ sơ từng tài sản: người giữ, bộ phận, tình trạng, hạn bảo hành, nhắc trước khi hết bảo hành.
KV02Quản lý tài sản / thiết bị công tyĐang gặp
Việc giao trong nhóm chat trôi mất, quá hạn mới biết.
Cách gỡ
Mỗi việc một thẻ có người làm, hạn và mức ưu tiên, kéo thẻ để đổi trạng thái, việc quá hạn tự đỏ.
VH02Theo dõi công việc / dự án dạng kanbanĐang gặp
Khách tiềm năng ghi rải rác trong sổ tay từng người, quên gọi lại.
Cách gỡ
Sổ khách chung: nguồn khách, giai đoạn tư vấn, lần liên hệ cuối, khách lâu chưa liên hệ được nhắc.
BH03Quản lý khách hàng (mini CRM)
Mẫu đề xuất cho văn phòng, công ty nhỏ
Bấm vào mẫu để dùng thử ngay trên trình duyệt với dữ liệu giả, không cần đăng nhập. Mẫu đứng đầu là mẫu mình hay gợi ý trước.
Hỏi đáp
Công ty dùng Google Workspace thì có chạy được không?
Được. App chạy bằng Apps Script trên tài khoản Google của công ty, Gmail thường hay Google Workspace đều dùng được. Tài khoản Workspace còn có hạn mức Apps Script cao hơn.
Nhân viên có thấy lương của nhau không?
Bạn chọn thêm tùy chọn Nhiều người dùng + phân quyền: chủ xem tất cả, nhân viên chỉ thấy và sửa phần được giao, bảng lương để ở phần chỉ quản lý xem.
Duyệt nghỉ phép qua nhiều cấp được không?
Được, với tùy chọn Duyệt nhiều cấp của mẫu nghỉ phép: trưởng nhóm duyệt trước, giám đốc duyệt sau.
Kế toán có lấy dữ liệu ra được không?
Dữ liệu nằm sẵn trong Google Sheet, kế toán mở thẳng file hoặc tải về Excel. Các mẫu không kết nối với phần mềm kế toán hay hệ thống hóa đơn điện tử.
Tìm mẫu
Chưa biết chọn mẫu nào?
Trả lời 3 câu, mình gợi ý 2 mẫu hợp với việc của bạn nhất. Mất chừng 20 giây.
Cách bạn đang làm khác mẫu một chút?
Gửi mình ảnh cuốn sổ hoặc file Excel đang dùng, mình xem rồi nói thật nên dùng mẫu nào, cần chỉnh gì, hay chỉ cần một file Sheet là đủ.