Phần mềm quản lý công trình, xưởng và vật tư trên Google Sheet
Đội thi công nhỏ, thầu sửa nhà hay xưởng ít người thường quản lý bằng ba thứ: cuốn sổ của thủ kho, nhóm Zalo với thợ, và trí nhớ của chủ. Đủ dùng khi chỉ có một công trình, nhưng chạy hai ba công trình cùng lúc thì vật tư, tiền chi và ngày công bắt đầu lẫn vào nhau.
Các mẫu dưới đây cho ghi ngay tại công trường bằng điện thoại, dữ liệu về một Google Sheet của bạn. Chúng không lập dự toán hay bóc khối lượng thay bạn, mà giúp bám sát những con số bạn đã có.
Mấy chuyện hay gặp, và mẫu nào gỡ được
Đang gặp
Công trình đã chi quá dự toán mà đến lúc gần hết tiền mới biết.
Cách gỡ
Dự toán theo hạng mục, mỗi lần chi ghi đúng hạng mục, hạng mục sắp vượt hiện đỏ, có tiến độ phần trăm để so.
TC06Dự toán và chi phí công trìnhĐang gặp
Vật tư xuất cho công trình nào, kho còn bao nhiêu, thủ kho phải lật sổ.
Cách gỡ
Phiếu nhập, phiếu xuất theo công trình, tồn từng mã tự cộng trừ, mã dưới định mức hiện đỏ.
KV01Thống kê vật tư nhập – xuất – tồnĐang gặp
Thợ làm nhiều nơi, cuối tháng cộng ngày công từ tin nhắn.
Cách gỡ
Bảng công tháng chấm một chạm: đủ công, nửa công, nghỉ; lương tự tính từ công, phụ cấp, tạm ứng.
NS01Chấm công + tính lươngĐang gặp
Máy khoan, máy cắt, giàn giáo đang ở đâu, ai giữ, không ai chắc.
Cách gỡ
Hồ sơ từng thiết bị: người giữ, tình trạng đang dùng, bảo trì hay hỏng, lịch sử sửa chữa.
KV02Quản lý tài sản / thiết bị công tyĐang gặp
Mỗi lần báo giá lại soạn từ đầu, cộng tay dễ sai.
Cách gỡ
Chọn hạng mục từ bảng giá, chiết khấu, VAT, tổng bằng chữ tự tính, xuất PDF gửi khách.
BH02Báo giá nhanh xuất PDF
Mẫu đề xuất cho xưởng, công trình, vật tư
Bấm vào mẫu để dùng thử ngay trên trình duyệt với dữ liệu giả, không cần đăng nhập. Mẫu đứng đầu là mẫu mình hay gợi ý trước.
Hỏi đáp
Chạy nhiều công trình cùng lúc được không?
Được, với tùy chọn Quản lý nhiều công trình cùng lúc của mẫu dự toán và chi phí: mỗi công trình một bảng, xem được tổng lời lỗ toàn bộ.
Ở công trường sóng yếu thì sao?
App cần mạng để lưu. Sóng yếu thì lưu chậm hơn, mất sóng hẳn thì chưa ghi được, bạn ghi tạm rồi nhập lại khi có mạng.
Có đính kèm ảnh hóa đơn được không?
Có. Mẫu dự toán và chi phí công trình cho ghi chi vật tư, nhân công kèm ảnh hóa đơn, để đối chiếu khi chủ nhà hỏi lại.
Thủ kho không rành máy tính có dùng được không?
Màn hình ghi phiếu chỉ có vài ô: chọn vật tư, số lượng, công trình. Bạn mở bản demo trên điện thoại để xem có vừa tay không. Muốn chọn vật tư bằng cách quét mã thì có tùy chọn quét mã vạch, mã QR bằng camera.
Tìm mẫu
Chưa biết chọn mẫu nào?
Trả lời 3 câu, mình gợi ý 2 mẫu hợp với việc của bạn nhất. Mất chừng 20 giây.
Cách bạn đang làm khác mẫu một chút?
Gửi mình ảnh cuốn sổ hoặc file Excel đang dùng, mình xem rồi nói thật nên dùng mẫu nào, cần chỉnh gì, hay chỉ cần một file Sheet là đủ.