Phần mềm quản lý quán cà phê, trà sữa trên Google Sheet
Quán cà phê, trà sữa nhỏ thường có chung một nhịp: sáng đông khách đi làm, trưa vắng, tối lại đông, nhân viên phần lớn là các bạn part-time làm theo ca. Giấy tờ không nhiều nhưng lặt vặt: chốt két mỗi ca, ghi tiền nhập sữa, đá, ly nhựa, xếp lịch cho các bạn còn đi học, cuối tháng cộng công tính lương.
Các mẫu dưới đây chạy trên Google Sheet của chính bạn. Nhân viên dùng trên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy, chủ quán xem số ở đâu cũng được. Bạn bấm thử từng mẫu với dữ liệu giả, thấy hợp rồi hãy đặt.
Mấy chuyện hay gặp, và mẫu nào gỡ được
Đang gặp
Cuối ca đếm két lệch vài chục nghìn mà không biết lệch từ đơn nào.
Cách gỡ
Mỗi đơn tính tiền qua màn hình quầy, chọn tiền mặt hay chuyển khoản. Cuối ca app ra sẵn tiền phải có trong két để so với tiền đếm được.
BH04Bán hàng tại quầy (tính tiền nhanh)Đang gặp
Tiền nhập sữa, đá, ly nhựa ghi rải rác trong tin nhắn, cuối tháng không biết lời thật bao nhiêu.
Cách gỡ
Sổ thu chi ghi từng khoản theo ca và khoản mục, tách tiền mặt với chuyển khoản, xem lãi trong ngày, trong tuần ngay trên điện thoại.
TC02Sổ thu chi quán nhỏĐang gặp
Thẻ đóng dấu giấy khách hay làm mất, quán không biết ai là khách quen.
Cách gỡ
Tích điểm bằng số điện thoại, đủ mốc thì báo đổi quà, có danh sách khách lâu chưa quay lại để nhắn mời.
BH06Thẻ tích điểm khách quenĐang gặp
Lịch ca nhắn qua Zalo, bạn này đổi ca với bạn kia mà quản lý không hay, có ca thiếu người.
Cách gỡ
Bảng ca tuần chạm để đổi, ca thiếu người hiện ngay, nhân viên mở điện thoại xem ca của mình.
NS03Lịch ca làm việcĐang gặp
Cuối tháng cộng công part-time từ giấy ghi tay, lệch một chút là cãi nhau.
Cách gỡ
Chấm công và tính lương cùng một chỗ: công nhân đơn giá, cộng phụ cấp, trừ tạm ứng. Quán trả lương theo giờ thì mình chỉnh phần tính giờ khi làm.
NS01Chấm công + tính lương
Mẫu đề xuất cho quán cà phê, trà sữa
Bấm vào mẫu để dùng thử ngay trên trình duyệt với dữ liệu giả, không cần đăng nhập. Mẫu đứng đầu là mẫu mình hay gợi ý trước.
Hỏi đáp
Giờ cao điểm, tính tiền trên app có kịp không?
Mẫu chạy trên Google Sheet nên mỗi lần lưu mất khoảng một đến vài giây và cần mạng ổn định. Lúc bình thường thì không thấy vướng. Nếu giờ cao điểm khách xếp hàng dài liên tục, bạn mở bản demo trên đúng chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy để thử trước, hoặc nhắn mình để mình nói thẳng có hợp không.
Có in bill và hiện mã QR chuyển khoản được không?
Có. Mẫu bán hàng tại quầy in bill khổ K58 hoặc K80 qua trình duyệt, hoặc hiện mã QR chuyển khoản để khách quét. Bạn đang có máy in nhiệt thì nhắn mình tên máy để kiểm trước.
Nhân viên có xem được doanh thu của quán không?
Nếu bạn muốn nhân viên chỉ tính tiền và ghi chi, còn báo cáo lãi lỗ chỉ chủ quán xem, hãy chọn thêm tùy chọn Nhiều người dùng + phân quyền lúc đặt: chủ xem tất cả, nhân viên chỉ thấy phần được giao.
Có phải mua máy tính tiền hay thiết bị gì không?
Không bắt buộc. App mở trên điện thoại, máy tính bảng hay máy tính có trình duyệt. Muốn in bill thì cần máy in nhiệt, muốn quét mã vạch thì dùng camera điện thoại hoặc máy quét, đây là tùy chọn thêm.
Tìm mẫu
Chưa biết chọn mẫu nào?
Trả lời 3 câu, mình gợi ý 2 mẫu hợp với việc của bạn nhất. Mất chừng 20 giây.
Cách bạn đang làm khác mẫu một chút?
Gửi mình ảnh cuốn sổ hoặc file Excel đang dùng, mình xem rồi nói thật nên dùng mẫu nào, cần chỉnh gì, hay chỉ cần một file Sheet là đủ.