Phần mềm quản lý nhà trọ, phòng cho thuê trên Google Sheet
Chủ nhà trọ thường tự làm hoặc làm cùng người nhà, quản lý từ vài phòng đến vài dãy. Việc lặp lại mỗi tháng: đi ghi số điện nước, tính tiền từng phòng, nhắn cho từng khách, rồi nhớ phòng nào đóng rồi, phòng nào hẹn cuối tuần.
Mẫu dưới đây làm phần cộng trừ và nhắc nợ thay bạn, dữ liệu nằm trong Google Sheet của bạn. Bạn vẫn phải đi ghi số đồng hồ, app không tự đọc được đồng hồ, nhưng ghi xong là có phiếu báo để gửi.
Mấy chuyện hay gặp, và mẫu nào gỡ được
Đang gặp
Chép chỉ số tháng trước sai một số, tiền điện phòng đó nhảy vọt, khách thắc mắc.
Cách gỡ
Chỉ số cũ lấy từ tháng trước, bạn chỉ gõ số mới, tiền điện nước tự tính theo đơn giá đã đặt.
TC05Quản lý phòng trọ, nhà cho thuêĐang gặp
Nhắn tiền phòng cho từng khách qua Zalo mất cả buổi.
Cách gỡ
Mỗi phòng có phiếu báo đủ chỉ số cũ, chỉ số mới, đơn giá và tổng tiền để gửi qua Zalo.
TC05Quản lý phòng trọ, nhà cho thuêĐang gặp
Không nhớ phòng nào đã đóng, cọc bao nhiêu, hợp đồng hết hạn khi nào.
Cách gỡ
Sơ đồ phòng: đang ở, trống, chưa đóng tiền. Tiền cọc và hạn hợp đồng nằm cùng một chỗ.
TC05Quản lý phòng trọ, nhà cho thuêĐang gặp
Máy lạnh, máy nước nóng trong phòng hỏng, không nhớ mua khi nào, còn bảo hành không.
Cách gỡ
Danh sách thiết bị kèm nơi đặt, hạn bảo hành, lịch sử sửa, thiết bị sắp hết bảo hành được nhắc trước.
KV02Quản lý tài sản / thiết bị công tyĐang gặp
Khách báo hỏng vặt qua tin nhắn, việc nọ chồng việc kia, quên mất.
Cách gỡ
Mỗi việc là một thẻ, ví dụ thay bóng đèn phòng 203, thông cống phòng 105; làm xong kéo sang cột xong.
VH02Theo dõi công việc / dự án dạng kanban
Mẫu đề xuất cho nhà trọ, phòng cho thuê
Bấm vào mẫu để dùng thử ngay trên trình duyệt với dữ liệu giả, không cần đăng nhập. Mẫu đứng đầu là mẫu mình hay gợi ý trước.
Hỏi đáp
Giá điện cho người thuê trọ tính thế nào cho đúng?
Giá điện cho người thuê nhà có quy định riêng và được điều chỉnh theo từng đợt. Bạn nên xem quy định và biểu giá đang áp dụng, hỏi điện lực nơi mình ở nếu chưa rõ, rồi ghi đơn giá vào hợp đồng. App tính theo đơn giá bạn đặt, không tự cập nhật giá điện.
Một vài phòng có đơn giá riêng thì sao?
Đơn giá nằm trong Google Sheet, bạn tự sửa được khi giá thay đổi. Nếu có phòng tính giá riêng theo hợp đồng, bạn ghi rõ lúc đặt để mình làm phần đó cho đúng.
Khách chuyển khoản có tự gạch nợ không?
Không tự động. Bạn kiểm tiền vào trên ứng dụng ngân hàng rồi bấm đã thu cho phòng đó. Tùy chọn Mã QR thu tiền riêng từng phòng cho phiếu báo kèm mã VietQR đúng số tiền và nội dung của phòng, kiểm nhanh hơn.
Có vài dãy trọ ở các địa chỉ khác nhau thì dùng được không?
Nhắn mình số dãy, số phòng lúc đặt, mình xem cách chia phòng theo dãy để bạn lọc và xem tổng thu từng nơi. Có phần chỉnh thêm thì mình báo giá trước khi làm.
Tìm mẫu
Chưa biết chọn mẫu nào?
Trả lời 3 câu, mình gợi ý 2 mẫu hợp với việc của bạn nhất. Mất chừng 20 giây.
Cách bạn đang làm khác mẫu một chút?
Gửi mình ảnh cuốn sổ hoặc file Excel đang dùng, mình xem rồi nói thật nên dùng mẫu nào, cần chỉnh gì, hay chỉ cần một file Sheet là đủ.