Cách tính tiền điện nước phòng trọ hằng tháng không nhầm

Chốt chỉ số cùng một ngày, có ảnh

Chọn một ngày cố định trong tháng để đi ghi, ví dụ ngày cuối tháng hoặc ngày mùng 1, và giữ đúng ngày đó. Ghi lệch vài ngày giữa các tháng thì tháng dài tháng ngắn, khách so với nhau sẽ thấy không đều.

Mỗi phòng chụp một tấm ảnh đồng hồ điện và đồng hồ nước, thấy rõ số. Ảnh này giải quyết gần hết các cuộc tranh luận về sau, gửi luôn kèm phiếu báo cho khách. Nếu dãy trọ dùng chung một đồng hồ tổng rồi chia, bạn nên lắp đồng hồ riêng cho từng phòng nếu được, vì chia theo đầu người hay theo phòng gần như lúc nào cũng có người thấy thiệt.

Bảng chỉ số: mỗi phòng mỗi tháng một dòng

Trang tính ChiSo chỉ cần các cột:

• Tháng, Phòng: chọn phòng từ danh sách để không gõ “P203” lúc này, “203” lúc khác.
• Điện cũ, Điện mới, Nước cũ, Nước mới.
• Số điện, Số nước: cột công thức, lấy số mới trừ số cũ.
• Ghi chú: thay đồng hồ, khách báo hỏng, phòng trống cả tháng.

Điểm quan trọng: chỉ số cũ tháng này chính là chỉ số mới tháng trước, đừng gõ lại bằng tay. Cho Sheet tự lấy. Ví dụ phòng ở cột B, số điện mới ở cột D, các tháng ghi nối tiếp xuống dưới, thì ô Điện cũ ở dòng 2 đặt: =IFERROR(INDEX(FILTER(D$1:D1;B$1:B1=B2);COUNTIF(B$1:B1;B2));0). Công thức này tìm dòng gần nhất của cùng phòng ở phía trên và lấy số điện mới của dòng đó. Chép xuống cả cột là từ đó bạn chỉ còn gõ số mới.

Thêm một định dạng có điều kiện để bắt lỗi: số điện ra âm, hoặc cao gấp đôi trung bình ba tháng trước của phòng đó, thì tô đỏ. Thường là gõ sót một chữ số, hoặc đồng hồ vừa được thay. Thay đồng hồ thì ghi chú lại và nhập số đầu của đồng hồ mới vào ô Điện cũ.

Đơn giá: thỏa thuận rõ từ hợp đồng

Giá điện cho người thuê trọ có quy định riêng và được điều chỉnh theo từng đợt, mỗi lần giá điện thay đổi là có thể ảnh hưởng. Trước khi chốt đơn giá, bạn nên xem quy định và biểu giá đang áp dụng, hỏi điện lực nơi mình ở nếu chưa rõ, rồi ghi đơn giá vào hợp đồng. Khi giá thay đổi, báo trước cho khách bằng tin nhắn để có dấu vết.

Nước thì tùy nơi: tính theo khối trên đồng hồ, hoặc khoán theo đầu người. Chọn một cách, ghi vào hợp đồng, đừng tháng này tính kiểu này tháng sau đổi kiểu khác. Các khoản cố định như rác, wifi, gửi xe ghi rõ tính theo phòng hay theo người. Tất cả đơn giá để ở một trang tính riêng tên DonGia, công thức đọc từ đó, khi đổi giá chỉ sửa một ô.

Ví dụ một phiếu báo tiền phòng

Số dưới đây chỉ để minh họa cách tính, đơn giá là giả định, bạn thay bằng đơn giá trong hợp đồng của mình. Phòng 203 tiền phòng 2.500.000đ. Điện cũ 1.245, điện mới 1.362, dùng 117 số, giả sử đơn giá 3.500đ một số thì tiền điện 409.500đ. Nước cũ 86, nước mới 92, dùng 6 khối, giả sử 15.000đ một khối thì 90.000đ. Thêm rác 20.000đ và wifi 100.000đ.

Tổng: 2.500.000 + 409.500 + 90.000 + 20.000 + 100.000 = 3.119.500đ. Phiếu gửi khách nên có đủ chỉ số cũ, chỉ số mới, đơn giá và ảnh đồng hồ, không chỉ một con số tổng.

Khách vào giữa tháng thì chốt chỉ số ngay ngày dọn vào, tiền phòng tính theo số ngày ở. Cách chia theo ngày, ví dụ lấy tiền phòng chia 30 rồi nhân số ngày, cũng nên ghi trong hợp đồng.

Ai đã đóng, ai còn nợ, cọc bao nhiêu

Trang tính HoaDon mỗi phòng mỗi tháng một dòng: Tổng tiền, Đã thu, Ngày thu, Hình thức, Còn lại. Còn lại lớn hơn 0 thì tô vàng, quá ngày hẹn đóng thì tô đỏ. Đầu tháng nhìn trang này là biết phải nhắc phòng nào.

Tiền cọc và hạn hợp đồng để ở trang KhachThue, không trộn với tiền tháng. Lúc khách trả phòng, bạn cần thấy ngay cọc bao nhiêu, còn nợ tháng nào.

Khi nào nên dùng web app

Dưới mười phòng, một file Sheet như trên là đủ. Từ khoảng mười lăm, hai mươi phòng hoặc có vài dãy trọ, việc cầm điện thoại đi từng phòng rồi gõ vào file lớn bắt đầu mệt, gửi phiếu cho từng khách qua Zalo cũng tốn cả buổi.

Web app quản lý phòng trọ cho bạn đi một vòng, chọn phòng, gõ số mới, phần tiền tự tính và ra phiếu báo để gửi. Sơ đồ phòng cho thấy phòng nào trống, phòng nào chưa đóng tiền. Dữ liệu vẫn nằm trong Google Sheet của bạn. App không tự đọc được đồng hồ, bạn vẫn phải đi ghi số, nhưng phần cộng trừ và nhắc nợ thì không phải làm tay nữa.