Vượt dự toán thường không phải vì một khoản lớn
Hỏi những người từng xây hoặc sửa nhà, ít ai vượt ngân sách vì một khoản bất ngờ thật lớn. Thường là vì hàng chục khoản nhỏ: thêm vài bao xi măng, đổi loại gạch ốp đẹp hơn một chút, thêm một ổ cắm, thợ làm thêm nửa ngày. Từng khoản nghe hợp lý, cộng lại thì không.
Cái khó là không ai thấy tổng cho tới khi gần hết tiền. Tiền chi rải rác trong ví, trong tài khoản, trong tin nhắn với cửa hàng vật liệu. Bài này dành cho đội thi công nhỏ, thầu sửa nhà, và cả chủ nhà tự quản lý việc xây: ghi thế nào để luôn biết đang ở đâu so với dự toán.
Chia dự toán theo hạng mục
Đừng để dự toán là một con số tổng. Chia theo hạng mục thi công, mỗi hạng mục tách vật tư và nhân công. Một cách chia hay gặp với nhà ở:
- Chuẩn bị và móng.
- Phần thô: cột, dầm, sàn, tường.
- Mái, chống thấm.
- Điện nước.
- Hoàn thiện: trát, sơn, ốp lát, trần, cửa.
- Thiết bị vệ sinh, bếp, đèn.
- Dự phòng.
Số liệu dự toán nên do người có chuyên môn bóc khối lượng, bài này không thay được phần đó. Khoản dự phòng để riêng thành một dòng, đừng cộng ngầm vào từng hạng mục, vì để ngầm thì hạng mục nào cũng có vẻ còn dư và không ai biết đang tiêu vào dự phòng. Để bao nhiêu tùy bản vẽ đã chắc chắn tới đâu và nhà mới hay nhà cũ cần sửa.
Mỗi lần chi là một dòng, kèm ảnh hóa đơn
Trang tính ChiPhi ghi: Ngày, Hạng mục (chọn từ danh sách), Nội dung, Nhà cung cấp hoặc tên thợ, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Người chi, Ảnh hóa đơn. Ảnh chụp ngay lúc nhận hàng, lưu vào một thư mục Drive, dán link vào ô.
Ghi ngay trong ngày, tốt nhất ngay tại công trình. Để cuối tuần mới ngồi gom tin nhắn và giấy giao hàng là chắc chắn sót. Tiền trả thợ theo ngày công cũng ghi vào hạng mục thợ đang làm, không gom chung một dòng “nhân công” cho cả tháng, nếu không bạn sẽ không biết hạng mục nào tốn công hơn dự tính.
So tiền đã chi với việc đã làm
Trang tính DuToan, mỗi hạng mục một dòng, thêm cột Đã chi dùng SUMIFS cộng từ trang ChiPhi theo hạng mục, và cột Tỉ lệ đã chi bằng Đã chi chia Dự toán. Tô vàng khi qua 80%, tô đỏ khi qua 100%.
Chỉ nhìn tỉ lệ tiền thì chưa đủ. Thêm cột Tiến độ, tức phần trăm khối lượng đã làm do bạn ước theo thực tế. Ví dụ giả định: hạng mục điện nước dự toán 60.000.000đ, đã chi 45.000.000đ, tức 75%, nhưng mới đi xong ống và dây tầng một trong hai tầng, tiến độ chừng 50%. Tiền đi nhanh hơn việc, nghĩa là nếu cứ thế hạng mục này sẽ vượt. Phát hiện lúc này còn kịp xem lại vật tư hoặc cách làm tầng hai, chứ đợi tới lúc tô đỏ thì tiền đã chi rồi.
Phát sinh: ghi riêng, có người đồng ý
Phát sinh là chuyện bình thường của mọi công trình, cái gây cãi nhau là phát sinh không ghi lại. Mỗi phát sinh ghi một dòng ở trang PhatSinh: ngày, nội dung, hạng mục liên quan, số tiền, ai đề xuất, ai đồng ý và đồng ý bằng cách nào, ví dụ chủ nhà nhắn Zalo lúc mấy giờ.
Tách phát sinh khỏi dự toán gốc giúp cả hai bên nhìn rõ: dự toán ban đầu đúng hay sai, và phần tăng thêm là do đổi ý hay do tính thiếu. Cuối công trình, đây là tờ giấy đỡ được nhiều cuộc nói chuyện khó.
Báo cáo cho chủ nhà theo đợt thanh toán
Nếu bạn là thầu, mỗi đợt xin ứng tiền nên kèm một bảng ngắn: từng hạng mục dự toán bao nhiêu, đã chi bao nhiêu, tiến độ tới đâu, phát sinh đã duyệt gồm những gì, và số tiền đề nghị ứng đợt này. Chủ nhà thấy rõ thì ứng nhanh hơn, ít hỏi lại hơn.
Nếu bạn là chủ nhà tự xây, bảng này cũng là để cho chính mình: trước mỗi đợt ứng cho thầu, nhìn xem tiền đã đi đúng chỗ chưa.
Khi nào nên dùng web app
Một công trình, một người ghi thì Sheet như trên là đủ. Bắt đầu vướng khi có vài công trình chạy song song, đội trưởng mỗi nơi ghi một kiểu, hoặc người ghi đứng ngoài công trường dưới nắng, mở file nhiều cột trên điện thoại rất khó.
Web app dự toán và chi phí công trình cho người ở công trường một màn hình nhập gọn: chọn hạng mục, gõ số tiền, chụp hóa đơn. Phần so dự toán, cảnh báo vượt và báo cáo theo đợt nằm sẵn phía sau, dữ liệu vẫn trong Sheet của bạn. App không tự bóc khối lượng hay lập dự toán thay bạn, nó giúp bạn bám sát dự toán đã có.