Két lệch mà không biết vì sao
Tiệm tạp hóa có một cái khó riêng: bán rất nhiều món nhỏ, khách đông thì tính nhẩm, thối tiền liên tục, gần như không ai ghi từng món. Cuối ngày đếm két thấy thiếu hai trăm nghìn, hoặc dư một trăm, mà không biết từ đâu ra.
Không ghi được từng món thì vẫn kiểm soát được tiền, miễn là có một quy trình đếm két đều đặn. Bài này là quy trình mình hay gợi ý cho tiệm có một đến hai ca mỗi ngày, làm bằng giấy cũng được, ghi vào Google Sheet thì tiện xem lại hơn.
Giữ tiền đầu ca cố định
Chọn một số tiền lẻ cố định để trong két lúc mở ca, ví dụ 1.000.000đ, gồm đủ tờ nhỏ để thối. Cuối ca, sau khi đếm, rút phần dư ra cất riêng và để lại đúng 1.000.000đ cho ca sau. Ca nào cũng bắt đầu bằng cùng một con số thì ai cũng nhớ, không còn cảnh “hình như sáng để tám trăm hay một triệu”.
Muốn chặt hơn thì để sẵn một túi tiền lẻ riêng: hết tờ 5.000đ, 10.000đ thì đổi từ túi đó và ghi lại, đừng rút từ két ra đổi chỗ khác.
Đếm két theo mệnh giá
Đếm theo từng mệnh giá thay vì đếm gộp cả xấp. Một bảng nhỏ gồm các dòng 500.000, 200.000, 100.000, 50.000, 20.000, 10.000, 5.000, 2.000, 1.000; cột Số tờ do người đếm điền, cột Thành tiền là mệnh giá nhân số tờ, dưới cùng cộng tổng.
Đếm theo mệnh giá nhanh hơn bạn nghĩ, và có hai cái lợi. Một là đếm lại dễ, lệch thì chỉ cần đếm lại đúng xấp đó. Hai là nhìn bảng biết ngay ca sau có đủ tiền lẻ để thối không.
Tiền phải có trong két
Tiền phải có bằng tiền đầu ca, cộng tiền mặt bán được, trừ các khoản chi bằng tiền mặt lấy từ két trong ca. Ví dụ ca chiều: đầu ca 1.000.000đ, bán tiền mặt 4.820.000đ, trả tiền mặt cho mối nước ngọt giao hàng 650.000đ. Tiền phải có: 1.000.000 + 4.820.000 − 650.000 = 5.170.000đ. Đếm được 5.160.000đ thì lệch thiếu 10.000đ.
Câu hỏi là tiền mặt bán được lấy ở đâu khi không ghi từng món. Có hai cách. Nếu tiệm tính tiền qua máy hoặc app, lấy tổng tiền mặt từ đó. Nếu không, thì con số đếm được chính là doanh thu tiền mặt, và việc đếm két chỉ kiểm được tiền chi có ghi đủ không chứ không kiểm được thối nhầm. Đây là lý do tiệm đông khách sớm muộn cũng nên tính tiền qua máy.
Tiền khách chuyển khoản không nằm trong két, nên không cộng vào công thức trên. Cuối ca mở ứng dụng ngân hàng, cộng các khoản nhận trong giờ của ca, ghi thành một dòng riêng.
Mấy nguyên nhân làm két lệch hay gặp
- Khách chuyển khoản nhưng người bán lại thối như khách trả tiền mặt, hoặc ngược lại khách đưa tiền mặt mà ghi là chuyển khoản.
- Lấy tiền két đi chợ, trả tiền đá, tiền rác mà không ghi.
- Bán chịu cho người quen trong xóm, định tối ghi sổ rồi quên.
- Khách đổi trả hàng, hoàn tiền mặt nhưng không ghi.
- Thối nhầm lúc đông khách, nhất là nhầm tờ 20.000đ với 500.000đ cùng màu.
Quy tắc đơn giản nhất: mọi lần lấy tiền ra khỏi két đều phải có một dòng ghi, dù là năm nghìn. Bán chịu thì ghi vào sổ nợ ngay lúc đưa hàng. Lệch vài nghìn mỗi ca là chuyện thường. Nếu tuần nào cũng lệch cùng một chiều ở cùng một ca, đó mới là chỗ cần ngồi xem lại.
Giao ca có ký nhận
Người hết ca và người nhận ca cùng đếm tiền đầu ca, cùng ghi tên vào dòng chốt ca. Mất thêm một phút nhưng sau này lệch thì biết lệch trước hay sau lúc giao. Trang tính ChotCa chỉ cần: Ngày, Ca, Tiền đầu ca, Tiền mặt bán, Chi tiền mặt, Tiền phải có, Tiền đếm được, Chênh lệch, Chuyển khoản, Người giao, Người nhận.
Khi nào nên dùng web app tính tiền
Nếu bạn muốn biết tiền mặt bán được mà không phải đoán, thì mỗi đơn cần đi qua một chỗ tính tiền. Web app bán hàng tại quầy cho người đứng quầy chạm món là cộng tiền, gõ tiền khách đưa là ra tiền thối, chọn tiền mặt hay chuyển khoản cho từng đơn. Cuối ca app ra sẵn tiền phải có, bạn chỉ còn đếm két và ghi số đếm được.
Nói thật để bạn cân nhắc: app chạy trên Google Sheet nên cần mạng ổn định, mỗi lần lưu mất một đến vài giây. Tiệm đông khách liên tục cả ngày, cần quét mã vạch hàng nghìn món và in bill thật nhanh thì nên bấm thử bản demo trước, hoặc cân nhắc một phần mềm bán hàng chuyên dụng.