Sót món, nhầm bàn từ đâu ra
Buổi tối quán đông, nhân viên chạy bàn ghi order vào giấy, xé đưa bếp, khách gọi thêm thì nói miệng với bất kỳ ai đi ngang. Bàn 5 đổi sang bàn 8 cho rộng, tờ giấy vẫn nằm ở bàn 5. Cuối buổi thu ngân cộng bill từ ba tờ giấy và trí nhớ của hai bạn phục vụ.
Kết quả quen thuộc: món ra trễ vì bếp không thấy tờ order, món gọi thêm không lên bill, khách chờ tính tiền lâu, và thỉnh thoảng có bàn bị tính nhầm sang món của bàn khác. Phần lớn chuyện này sửa được bằng vài quy tắc, chưa cần đến phần mềm.
Đánh số bàn cố định
Mỗi bàn một số, dán số lên bàn, chia theo khu nếu quán rộng: trong nhà, sân, lầu. Bàn ghép tạm cho nhóm đông thì gọi theo bàn chính, ví dụ “bàn 8 ghép 9”, chứ đừng đặt tên mới. Một tờ sơ đồ bàn dán ở quầy và ở bếp để ai mới vào làm cũng biết bàn 12 nằm đâu.
Mỗi lượt gọi một phiếu, không sửa phiếu cũ
Khách gọi món lần đầu là phiếu 1, gọi thêm là phiếu 2, phiếu 3. Mỗi phiếu có số bàn, giờ gọi, người ghi. Đừng ghi thêm món vào tờ phiếu cũ đã đưa bếp, vì bếp đã làm xong tờ đó và sẽ không nhìn lại.
Món có yêu cầu riêng như ít cay, không hành, nướng kỹ thì ghi ngay cạnh món, không ghi ở cuối phiếu. Bếp đọc từng dòng, ghi chú nằm xa là bị bỏ qua.
Bếp làm theo thứ tự, món trả lại thì ghi chứ không xóa
Bếp cần thấy danh sách món chờ theo đúng giờ gọi, món nào đang làm, món nào đã ra. Món đã ra mà khách trả lại vì gọi nhầm hay làm không đúng thì ghi thành một dòng trả lại kèm lý do, đừng gạch mất. Cuối tháng nhìn lại sẽ thấy món nào hay bị trả, nhân viên nào hay ghi nhầm, để còn sửa.
Bia, nước ngọt mang ra theo két thì đếm lúc mang ra và đếm lại số chưa khui lúc khách về. Đừng chờ đếm vỏ lon trên bàn, vỏ lon rất hay bị dọn mất giữa chừng.
Tính bill: chuyển bàn, gộp bàn, tách bill
Ví dụ một bàn sáu người ở quán nhậu, giá giả định: lẩu thái 289.000đ, hai dĩa mực nướng 145.000đ một dĩa là 290.000đ, rau muống xào 45.000đ, bia mang ra 24 lon giá 20.000đ, lúc về trả lại 3 lon chưa khui nên tính 21 lon là 420.000đ. Tổng: 289.000 + 290.000 + 45.000 + 420.000 = 1.044.000đ. Khách muốn chia đều thì mỗi người 174.000đ.
Bàn chuyển chỗ thì chuyển cả phiếu theo, ghi rõ “từ bàn 5 sang bàn 8, 20:15”. Hai bàn gộp lại thì gộp phiếu trước rồi mới tính. Khách muốn tách bill theo nhóm thì tách theo từng món, đừng chia tổng rồi làm tròn kiểu ước chừng. Đưa bill tạm tính cho khách xem trước khi thu tiền, khách tự dò sẽ chỉ ra món sai nhanh hơn bạn.
Cuối ngày: doanh thu và món bán chạy
Nếu phiếu được ghi đủ, cuối ngày bạn có hai thứ quý: doanh thu theo bàn, theo giờ, và danh sách món bán chạy. Món bán chạy là cơ sở để nhập nguyên liệu, món bán chậm là ứng viên bỏ khỏi menu. Ghi tay thì hai số này gần như không ai ngồi cộng.
Khi nào nên gọi món bằng điện thoại
Quán dưới mười bàn, một hai người phục vụ thì giấy và mấy quy tắc trên vẫn chạy được. Từ khoảng mười lăm bàn, nhiều bạn chạy bàn, có giờ cao điểm dồn dập, thì gọi món trên điện thoại đỡ hơn nhiều: món vào thẳng màn hình bếp theo thứ tự, thu ngân thấy bill từng bàn ngay, chuyển bàn gộp bàn chỉ là vài lần chạm.
Mẫu gọi món theo bàn bên mình chạy trên Google Sheet nên cần wifi ổn định trong quán, mỗi lần gửi món mất một đến vài giây. Bếp xem món trên một máy tính bảng hoặc điện thoại. Phiếu tạm tính in qua trình duyệt; nếu bạn muốn tự in phiếu bếp ra máy in nhiệt riêng thì nhắn mình loại máy đang dùng để xem có làm được không.