Lệch tiền thu hộ thường từ đâu
Shop tự giao hàng, cửa hàng nước đá, gas, nước uống hay vật liệu đều có chung một nỗi lo: cuối ngày tài xế nộp tiền, con số không khớp, và không ai nhớ rõ đơn nào đã thu, đơn nào chưa.
Phần lớn chênh lệch đến từ mấy tình huống lặp đi lặp lại: đơn giao không được nhưng tài xế quên báo, khách trả thiếu hẹn mai trả nốt, khách chuyển khoản thẳng cho shop nhưng sổ vẫn tính tài xế phải nộp tiền mặt, tài xế ứng tiền xăng rồi tự trừ, hay phí ship khách trả trực tiếp cho tài xế. Không có cái nào là gian lận, nhưng không ghi thì cộng lại thành một con số không giải thích được.
Chia đơn: mỗi đơn có mã và số tiền rõ ràng
Trước khi xe chạy, mỗi đơn cần có: mã đơn, tên và số điện thoại khách, địa chỉ, khu vực, số tiền thu hộ, phí ship, và tài xế được giao. Chia theo khu vực để một người không phải chạy ngược chiều. Danh sách của từng tài xế in ra hoặc gửi vào điện thoại của họ, có tổng số đơn và tổng tiền thu hộ dự kiến ở cuối.
Tổng dự kiến này quan trọng. Tài xế biết trước mình đang cầm bao nhiêu đơn và bao nhiêu tiền phải thu, cuối ngày đối chiếu là có điểm xuất phát.
Ghi kết quả từng đơn ngay khi giao
Mỗi đơn kết thúc ở một trong vài trạng thái, tài xế báo ngay lúc đó chứ đừng dồn về tối:
- Đã giao, thu tiền mặt.
- Đã giao, khách chuyển khoản cho shop: tài xế không cầm tiền đơn này.
- Giao một phần hoặc thu thiếu: ghi số tiền thực thu và lý do.
- Giao thất bại: không liên lạc được, khách hẹn hôm khác, sai địa chỉ. Hàng mang về.
- Hoàn hàng: khách từ chối nhận.
Công thức tiền tài xế phải nộp
Tiền phải nộp bằng tổng thu hộ của các đơn đã giao, trừ phần khách chuyển khoản thẳng cho shop, trừ các khoản chi đã được duyệt như xăng, gửi xe. Phí ship tài xế được hưởng thì tùy cách bạn trả lương: trừ luôn khi nộp hay cộng vào lương cuối tháng. Chọn một cách và giữ nguyên.
Ví dụ một ngày của tài xế Hùng: nhận 18 đơn, giao được 15, thất bại 3. Tổng thu hộ 15 đơn đã giao là 6.450.000đ, trong đó 2 đơn khách chuyển khoản cho shop tổng 780.000đ. Tiền mặt phải có: 6.450.000 − 780.000 = 5.670.000đ. Anh Hùng ứng xăng 100.000đ đã được duyệt, vậy nộp 5.570.000đ. Ba đơn thất bại phải mang về đủ ba gói hàng.
Đơn khách chuyển khoản thì shop kiểm trên ứng dụng ngân hàng trước khi trừ cho tài xế, tránh trường hợp khách chụp màn hình nhưng thực ra chưa chuyển.
Đơn thất bại và hàng hoàn
Hàng mang về kiểm ngay khi tài xế về tới, đủ món, còn nguyên thì nhập lại kho hoặc để riêng khu giao lại. Đơn giao lại hôm sau giữ mã cũ, chỉ thêm một lần giao mới, để biết một đơn đã phải chạy mấy lần. Đơn nào thất bại đến lần thứ hai, thứ ba nên gọi khách xác nhận trước khi giao tiếp, vì mỗi chuyến chạy không đều tốn tiền.
Chốt sổ trong ngày, lệch thì ghi
Tài xế nộp tiền và người nhận ký xác nhận trên dòng đối soát của ngày đó. Lệch bao nhiêu ghi đúng bấy nhiêu vào cột Chênh lệch kèm lý do, đừng hẹn “mai bù” rồi gộp sang ngày sau. Gộp vài lần là không còn ai tách ra được.
Trang tính DoiSoat mỗi tài xế mỗi ngày một dòng: số đơn nhận, số đơn giao, số thất bại, tổng thu hộ, chuyển khoản thẳng, chi được duyệt, phải nộp, thực nộp, chênh lệch, người nhận. Cuối tháng cộng lại là ra số chuyến và tiền ship của từng người.
Khi nào nên dùng web app
Một hai tài xế, vài chục đơn mỗi ngày thì Sheet và danh sách in là làm được. Khi nhiều tài xế hơn, đơn thay đổi liên tục trong ngày, việc gọi điện hỏi “đơn này giao chưa” bắt đầu chiếm nhiều thời gian của người ở cửa hàng.
Mẫu giao hàng và tài xế bên mình cho tài xế bấm trạng thái từng đơn trên điện thoại, shop thấy ngay mỗi người đã giao xong bao nhiêu đơn, còn bao nhiêu, cuối ngày bảng đối soát đã có sẵn số phải nộp của từng người. App không theo dõi vị trí GPS của tài xế, nó ghi lại kết quả từng đơn và tiền.