Tiền rơi ở những chỗ nhỏ
Phòng tập nhỏ ít khi mất tiền vì một vụ lớn. Tiền rơi ở những chỗ như: hội viên hết hạn hai tuần vẫn vào tập vì lễ tân không biết, gói mười buổi mà đi đến buổi mười ba, hội viên xin bảo lưu bằng lời rồi sau đó mỗi bên nhớ một kiểu, và nhiều nhất là người hết hạn lặng lẽ không quay lại vì không ai nhắc.
Cả bốn chuyện đều giải quyết được nếu bạn ghi gói tập đúng cách và có một danh sách nhắc gia hạn mỗi tuần.
Gói tập: viết rõ luật trước
Trang tính GoiTap liệt kê từng gói: tên gói, loại (theo thời hạn hay theo buổi), giá, số tháng hoặc số buổi, thời hạn dùng hết số buổi, số ngày bảo lưu tối đa. Ví dụ gói 12 buổi yoga phải dùng trong 2 tháng, hay gói 3 tháng được bảo lưu tối đa 15 ngày. Luật này in ra dán ở quầy, ghi vào phiếu đăng ký, để lúc có chuyện thì cả hai bên nhìn cùng một tờ giấy.
Mỗi lần đăng ký hay gia hạn là một dòng mới
Sai lầm hay gặp là mỗi hội viên một dòng, gia hạn thì sửa đè ngày hết hạn. Làm vậy bạn mất lịch sử: không biết người này đã gia hạn mấy lần, gói gì, trả bao nhiêu. Thay vào đó, trang HoiVien chỉ giữ thông tin người, còn trang DangKy mỗi lần mua gói là một dòng: Hội viên, Gói, Ngày bắt đầu, Ngày hết hạn, Số buổi, Số tiền, Ngày bảo lưu.
Ngày hết hạn với gói theo tháng dùng hàm EDATE: =EDATE(ngày bắt đầu;số tháng)-1. Ví dụ bắt đầu 15/10/2026, gói 3 tháng, hết hạn 14/01/2027. Có bảo lưu 10 ngày thì cộng thêm 10, thành 24/01/2027. Đừng tính tháng bằng cách cộng 30 ngày, sẽ lệch dần qua các tháng dài ngắn khác nhau.
Điểm danh và trừ buổi
Trang DiemDanh mỗi lượt đến tập là một dòng: Ngày giờ, Hội viên, Người ghi. Lễ tân tìm theo số điện thoại hoặc bốn số cuối, bấm một lần là xong. Với gói theo buổi, số buổi đã dùng là số dòng điểm danh của người đó từ ngày bắt đầu gói, đếm bằng COUNTIFS. Gói 12 buổi, đã đi 9, còn 3.
Lợi ích phụ: lúc điểm danh, lễ tân thấy ngay gói còn hạn không, còn mấy buổi. Hết hạn thì nhắc khéo ngay tại quầy, đỡ hơn nhiều so với nhắn tin sau.
Danh sách nhắc gia hạn mỗi tuần
Ở một trang riêng, dùng hàm FILTER lấy ra những ai hết hạn trong bảy ngày tới, và những ai gói theo buổi chỉ còn một hai buổi. Mỗi đầu tuần lễ tân nhìn danh sách này để nhắn.
Tin nhắn nên ngắn và có tên người: chị Hà ơi, gói 3 tháng của chị hết hạn ngày 14/01, nếu chị gia hạn trước ngày đó thì không bị gián đoạn lịch tập. Đừng gửi cùng một tin cho cả danh sách. Người đã hết hạn quá lâu thì là một nhóm khác, nhắn mời quay lại thay vì nhắc gia hạn.
Bảo lưu có giấy tờ
Hội viên xin bảo lưu vì ốm, đi công tác, có em bé thì ghi một dòng: từ ngày, đến ngày, lý do, người duyệt. Số ngày bảo lưu cộng vào ngày hết hạn của gói đang dùng. Vượt số ngày tối đa của gói thì báo trước cho hội viên, đừng để đến lúc họ quay lại mới nói.
Mấy con số nên xem mỗi tháng
Không cần báo cáo phức tạp. Ba con số là đủ để biết phòng tập đang đi lên hay đi xuống: số hội viên mới trong tháng, số người gia hạn chia cho số người hết hạn trong tháng, và doanh thu. Tỉ lệ gia hạn bao nhiêu là tốt thì tùy loại hình, quan trọng là so với chính phòng của bạn các tháng trước.
Khi nào nên dùng web app
Vài chục hội viên, một người lễ tân thì Sheet như trên làm được. Khi đông hơn, lễ tân phải mở file nhiều trang tính, gõ tìm tên trên điện thoại giữa lúc người ra người vào, thì một màn hình điểm danh bằng số điện thoại sẽ nhanh hơn nhiều.
Mẫu hội viên phòng tập bên mình có sẵn điểm danh trừ buổi, bảo lưu, danh sách sắp hết hạn và doanh thu theo tháng, dữ liệu vẫn nằm trong Sheet của bạn. Lớp có lịch đặt chỗ theo giờ thì có thể ghép thêm phần đặt lịch.