Mấy cuộc cãi nhau quen thuộc
Ai làm tiệm sửa điện thoại, laptop, điện lạnh hay xe máy đều từng nghe: “lúc đưa máy có kèm sạc mà”, “vết trầy này lúc trước đâu có”, “sao sửa xong lại đắt hơn anh nói”, hoặc khách quay lại sau ba tháng hỏi còn bảo hành không mà tiệm không nhớ đã thay gì, ngày nào.
Gần như tất cả các chuyện này đều giải quyết được bằng một tờ phiếu nhận máy ghi đủ và vài bức ảnh. Bài này là cách mình hay gợi ý cho tiệm nhỏ một hai thợ.
Phiếu nhận máy nên ghi gì
- Mã phiếu, ngày giờ nhận, người nhận.
- Tên khách, số điện thoại.
- Thiết bị: loại, hãng, model, số serial hoặc IMEI.
- Lỗi khách báo, ghi đúng lời khách, ví dụ “sạc không vào, rơi nước hôm qua”.
- Tình trạng bên ngoài: trầy, móp, nứt ở đâu, kèm ảnh chụp các mặt máy.
- Phụ kiện kèm theo: sạc, ốp, thẻ nhớ, sim. Không kèm gì thì ghi “không kèm phụ kiện”.
- Ngày hẹn trả dự kiến, tiền đặt trước nếu có.
Mật khẩu máy là chuyện nhạy cảm. Tốt nhất là nhờ khách tự mở khi cần kiểm tra, hoặc nếu bắt buộc phải giữ thì ghi riêng, không để trên phiếu ai cũng xem được, và xóa ngay sau khi trả máy.
Mã phiếu và tem dán máy
Mã phiếu ngắn, đọc qua điện thoại được, ví dụ theo ngày và số thứ tự: SC-2210-07 là máy thứ bảy nhận ngày 22/10. Ghi mã lên một miếng tem dán vào máy hoặc vào túi zip đựng máy và phụ kiện. Trên kệ có hai chục máy giống nhau thì tem này là thứ giúp không đưa nhầm máy cho khách.
Báo giá trước, sửa sau
Quy trình nên là: nhận máy, kiểm tra, báo giá cho khách, khách đồng ý thì mới sửa. Ghi lại khách đồng ý lúc nào, bằng cách nào, ví dụ nhắn Zalo lúc 15:20. Đang sửa mà phát hiện thêm lỗi khác thì dừng, báo giá phần thêm, chờ khách đồng ý tiếp.
Báo giá nên tách tiền linh kiện và tiền công. Khách thấy rõ tiền màn hình bao nhiêu, công thay bao nhiêu thì ít hỏi hơn là một con số gộp.
Các bước tiến độ
Chia tiến độ thành vài bước cố định: Đã nhận, Đang kiểm tra, Chờ khách duyệt giá, Chờ linh kiện, Đang sửa, Xong chờ lấy, Đã trả. Mỗi lần đổi bước ghi giờ. Khách gọi hỏi thì nhìn là trả lời được ngay.
Lọc riêng hai nhóm mỗi sáng: máy chờ linh kiện quá lâu để gọi giục bên cung cấp, và máy xong mà khách chưa lấy để nhắn nhắc. Máy nằm kệ lâu vừa chiếm chỗ vừa dễ thất lạc.
Ghi bảo hành để tra bằng số điện thoại
Lúc trả máy, mỗi linh kiện thay hoặc mỗi lỗi đã sửa ghi một dòng bảo hành: mã phiếu, nội dung, thời hạn bảo hành, ngày hết hạn. Thời hạn do tiệm tự đặt theo loại linh kiện và nguồn hàng, ví dụ tiệm bạn bảo hành thay pin 6 tháng thì ngày hết hạn bằng =EDATE(ngày trả;6).
Điều kiện bảo hành ghi rõ trên phiếu trả máy: rơi vỡ, vào nước, đã mở máy ở nơi khác thì không bảo hành. Khách quay lại chỉ cần đọc số điện thoại, bạn tìm ra toàn bộ lịch sử sửa của họ, biết ngay còn hạn hay không.
Tách tiền công và tiền linh kiện
Cuối tháng, doanh thu một con số tổng nói rất ít. Tách ra tiền linh kiện bán, giá vốn linh kiện, và tiền công thì mới thấy tiệm lời thật từ đâu. Nhiều tiệm nhận ra lời chủ yếu nằm ở tiền công, còn linh kiện chỉ hòa vốn sau khi trừ hàng lỗi phải đổi.
Linh kiện tồn trên kệ cũng nên theo dõi số lượng, đặt mức cảnh báo cho những món hay thay như pin, cáp, màn hình phổ biến.
Khi nào nên dùng web app
Mỗi ngày dăm ba máy thì phiếu giấy cộng một Sheet là đủ. Khi nhiều máy hơn, có hai ba thợ, khách gọi hỏi tiến độ liên tục, thì một app nhận máy có in tem, cập nhật tiến độ một chạm và tra bảo hành theo số điện thoại sẽ đỡ nhiều thời gian. Mẫu phiếu sửa chữa và bảo hành bên mình làm đúng những việc đó, dữ liệu vẫn nằm trong Google Sheet của tiệm.